Getting things done method

Il GTD method è un metodo per la produttività personale che deriva dall'omonimo libro Getting Things Done [ITA] [ENG].

Personalmente mi ha cambiato la vita.

E' il primo sistema per la produttività che riesco effettivamente ad utilizzare, che mi diverte utilizzare e che mi ha portato un sacco di benefici.

Qui puoi trovare delle note che mi ero preso sul metodo, ma ti consiglio caldamente di leggere il libro.

Ah ti ho detto che si presta perfettamente per essere integrato in Notion? ❤

1. Capturing

Catturare significa scrivere in un post-it quel task/progetto/pensiero e metterlo nel tuo in-tray.

Cattura tutto ciò che c'è nel tuo spazio di lavoro.

Fogli volanti, fatture, post-it, tutto e mettilo nell'in-tray nella sezione "IN".

Se le cose non ci stanno, crea un post-it, datalo e mettilo nell'in-tray.

Fai una brevissima analisi mentre lo fai di "lo butto/non lo butto" e butta ciò che non serve.

Non ti fermare ad analizzare oltre, ci sarà tempo per quello.

Se hai già cose in altre liste e software per l'organizzazione come Google Keep, contali come da processare (meglio creare un unico sistema standardizzato).

Cattura ciò che c'è nella tua scrivania, cassetti, mobiletti, ripiani, mensole etc.

Cattura anche ciò che hai in testa, scrivilo in fogli separati e mettilo nell'in-tray. Spendi del tempo per pensare a tutto ciò che hai da fare e che ti piacerebbe fare.

Può essere qualsiasi cosa, non fare liste perché poi analizzeremo ed eseguiremo pezzo per pezzo quindi separali.

2. Claryfing

Procedi dall'alto al basso nel tuo in-tray Questo significa che non devi badare a cosa è più importante o no. In questa sezione, non si dedica tempo al task, ma si decide solo cosa si deve fare a riguardo. Quindi una mail sopra all'in-tray ha precedenza rispetto a tutto quello che sta sotto. Di nuovo, perché non si dedica tempo a completare il task, ma solo a capire cosa farci

Niente torna mai nell'in-tray

Rispondi alla domanda: Qual è la prossima azione?

Se non c'è azione devi scegliere tra:

Cestino
Materiale da incubare -> Cose che forse in futuro richiederanno un'azione, ma non ora. Tipo l'agenda di un meeting da consultare solo il giorno prima o l'idea di fare un corso da sommelier. Questi punti vanno o in calendar, o in una someday/maybe list
Reference material

Se c'è azione, allora bisogna individuare la prossima azione fisica da fare. Dev'essere un'azione fisica. "Fissare meeting" non basta. Bisogna dire "creare evento calendar e invitare Franco". Altrimenti devi pensarci due volte (Decision Fatigue). Può essere che la prossima azione sia "Decidere cosa fare", ma questa non è un'azione fisica. Se ti servono più informazioni per decidere o ti serve tempo per fare brainstorming, l'importante è che sia un'azione fisica tipo "Fare brainstorming riguardo a X" e non "decidere riguardo a X"
Se hai capito quale azione devi fare, puoi scegliere tra

Two minute rule: fallo se richiede meno di due minuti. Se lo fai e il progetto poi non è finito, definisci la prossima azione da fare e ri-gestiscila di conseguenza tra "Farlo se richiede meno di due minuti", "Delegarlo" o "Organizzarlo". Quindi ad esempio se il progetto è "Cambiare la cartuccia della stampante" e vedi che non ne hai, si crea la prossima azione "Ordinare cartucce", che devi decidere se fare ora oppure delegare etc.
Delegarlo: Significa essenzialmente che qualcun altro deve fare quella cosa. Può essere il capo che deve rivedere un documento, o il tuo partner che deve darti un parere. In questo caso manda una mail con il materiale e soprattutto tieni traccia, perché poi i vari "In attesa" saranno importanti. Per l'email, boomerang è utile. Se stai già aspettando i documenti da qualcuno, metti in lista "In attesa"
Organizzarlo: ovvero metterlo nella to-do list. Tutto ciò che non è nei primi due punti va organizzato. Per adesso va messo in un unico listone di to-do che poi organizzeremo per categorie.

Organizzare i progetti. In questo caso ci spostiamo da un'ottimo "prossima azione" a una cosa più "big picture". Si definisce progetto come qualsiasi cosa che richiede più di un'azione per essere completato. Tutti i progetti vanno messi in una specifica lista, per ricordarci sempre che esistono e rivederli periodicamente.

4. Organizing

Ora si comincia ad organizzare. Personalmente, uno Notion per tutto tranne che per il calendario, dove uso Google Calendar. Le cose da tenere in questa fase sono:

Project list

Materiale di supporto per i progetti

Calendario con azioni e informazioni

Next actions list

Waiting for list

Reference material

Project Someday/maybe list

E' importante che ci sia chiara distinzione tra le categorie, altrimenti il valore di organizzare non ha senso.

Tutto può essere organizzato semplicemente in liste e cartelle, nient'altro.

Dividi le cose in "Da fare appena ho tempo" che andranno nella "next action list" e cose da fare nel giorno specifico, che andranno in calendar. IL CALENDAR E' SACRO. Non mettere in calendar cose che ti piacerebbe fare ma che magari possono essere fatte un altro giorno, metti solo cose che non possono non essere fatte quel giorno.

Dividi la next action list in categorie. Non per progetti, ma tipo in "chiamate da fare", "commissioni", "al computer" etc.

Dividi la to-do list in "High energy" e "Low energy"