1. Come dare i feedback agli altri
Quando ero in Junior Enterprise Europe, vivevo a Bruxelles con gli altri 3 membri del Board e 2 Project Manager.
Oltre alle difficoltà di lavorare a stretto contatto, in dipartimenti spesso interconnessi, si sommavano le difficoltà del dover vivere sotto allo stesso tetto.
Ecco perché una delle colonne portanti della cultura dell'associazione era la Feedback Culture.
I feedback non solo erano dati con regolarità ma erano anche richiesti costantemente.
Questo creava un circolo virtuoso di Feedback/Miglioramento personale/Feedback e cosi via, motivo per cui è stata un'esperienza trasformante per me.
Questo era il metodo che usavamo noi per dare i feedback, sia in modo informale quotidianamente, che in modo formale durante le Feedback Sessions mensili (more on this later):
Il metodo dell'hamburger
Il metodo si basa su 3 passaggi, da interpretare come pane-hamburger-pane, e che dovrebbero essere feedback positivo - feedback di miglioramento - feedback positivo.
1. Il primo feedback positivo
Questa metodologia prevede di dare prima un feedback positivo su qualcosa che l'altra persona ha fatto. Può essere correlato al vero feedback che hai intenzione di dare oppure anche qualcos'altro.
Questo perché è fondamentale anche apprezzare il lavoro fatto dagli altri altrimenti, se riceviamo solo feedback negativi, finiamo con il pensare che tutto ciò che facciamo non vada bene.
Questo si ricollega al Survivorship Bias: Se vedi solo le storie di chi ha mollato il college ed è diventato miliardario, pensi che la probabilità che succeda anche a te sia più alta di quella che è in realtà.
Se ti viene evidenziato solo ciò che hai fatto male, pensi che tutto ciò che fai sia fatto male.
Nella transizione tra Feedback positivo e quello di miglioramento, non usare la parola "ma" o sinonimi.
Non dire: "Sei stato bravissimo qui... MA". Questo dà la sensazione che tutto quello che tu abbia detto prima non sia vero.
Fai una transizione come "Sei stata davvero geniale in questo task, ecco perché non mi spiego come mai in quest'altro sembra tu ti sia un po' persa".
2. Il feedback di miglioramento
Il pane è buono, ma ciò che ci fa crescere sono i feedback nel mezzo, l'hamburger.
Ecco perché questi sono la parte più importante. E più delicata.
I feedback di miglioramento devono essere estremamente concreti.
Devi indicare la specifica azione o task che sono stati fatti male, e soprattutto dare la tua motivazione. Inoltre non dare feedback diretti alla persona, indirizzali al task in esame.
Non dire: "Non sei stato per nulla creativo nell'ultimo lavoro".
Ma struttura il feedback come: "L'ultimo lavoro che hai fatto per il cliente XXX mancava un po' di creatività a mio parere. Queste linee e questi schemi sono già visiti e un po' vecchi, io l'avrei fatto bla bla bla..."
Nota come la mancanza di creatività sia rivolta sul lavoro e non sulla persona.
3. Il feedback positivo finale
Hai mai sentito parlare della Peak-end rule? E' un bias cognitivo per il quale noi giudichiamo un'esperienza sulla base del momento più intenso e sulla fine, quasi senza considerare tutto il resto. [Link]
Il Peak di una sessione di feedback è sicuramente il feedback di miglioramento, dove ci sentiamo attaccati e vulnerabili.
Quindi sta a noi rendere la fine il più piacevole possibile.
Finisci la sessione di Feedback con un complimento o comunque con un'accezione positiva.
Puoi ritornare su quanto detto all'inizio oppure dire qualcos'altro, soprattutto sottolinea che la critica non era rivolta verso la persona ma sul task.
Segui questa metodologia e vedrai che i tuoi feedback verranno accolti molto più volentieri e, chi lo sa, magari anche applicati.
2. La struttura di una feedback session
Le feedback session di gruppo sono tra i momenti che più mi piacevano del mio periodo a Bruxelles.
Erano strutturati cosi:
1. A turno, ognuno diceva i suoi feedback positivi sulla singola persona, davanti a tutti
Quindi prima tutti e 5 dicevano le cose positive su di me, poi io e gli altri 4 su questa persona e cosi via. Questa era la prima parte di pane, per condividere i successi e giustamente celebrarli.
2. A coppie che cambiavano ogni 5 minuti, si faceva una discussione sui feedback negativi
Si diceva che task non era fatto bene, perché e come migliorarlo in futuro.
Cosa importante in questa fase era scriversi i feedback ricevuti dagli altri. In questo modo si poteva vedere se c'era qualche cosa sottolineato da più persone.
Da notare inoltre, visto che questa parte è quella più delicata, non si faceva davanti a tutti ma a coppie.
In questo modo si era più liberi di dire quello che si voleva e la persona che riceveva i feedback non si sentiva attaccata.
3. Di nuovo in gruppo, ci si impegnava a migliorare fino alla feedback session successiva, uno solo dei feedback ricevuti
Questo ci rendeva responsabili per il nostro miglioramento, e si diceva anche come gli altri potevano aiutarci nel farlo.
Ad esempio, un feedback che ricordo ho ricevuto una sessione era quello che mi dimenticavo spesso le cose.
Cosi chiesi a tutti, per qualche settimana, di chiedermi conferma di aver segnato l'impegno sul calendario dopo avermelo detto.
Ha funzionato a meraviglia e dopo qualche settimana avevo iniziato a farlo in automatico.
Feedback = Miglioramento.
Non si scappa da questa equazione-
3. Come prendere i feedback
Questo vale per i feedback, ma anche per la vita in generale:
Non la prendere sul personale
Se qualcuno ti sta dando un feedback costruttivo, non vuol dire che pensa tu non sia bravo nel tuo lavoro. Tutto il contrario anzi.
Se qualcuno si è preso la briga di darti il feedback, significa che crede che tu possa fare molto meglio di cosi.
Se qualcuno si prende del tempo per farti vedere dove avresti potuto lavorare meglio, allora vuol dire che ci tiene, e che pensa tu possa performare molto di più di quanto stai facendo ora.
Non sottometterti al tuo ego e ascolta. Non c'è modo più veloce di migliorare che questo.
Anthony Robbins dice che il segreto per una vita felice non sta nel risultato, ma nella persona che diventi per arrivarci.
Se hai ricevuto un feedback negativo significa che stavi facendo un passo nella direzione sbagliata e, per fortuna, qualcuno e arrivato a rimetterti in carreggiata.
C'è solo un modo per diventare più bravi nel ricevere i feedback. Continuare a riceverli.
Il primo feedback farà malissimo. Te lo assicuro.
Il secondo sarà meglio, il terzo ancora meglio, fino al punto in cui, quando qualcuno ti dirà che ti vuole dare un feedback, urlerai "ASPETTA CHE PRENDO CARTA E PENNA!!".
Se poi qualcuno ti da un feedback insultandoti senza darti consigli per migliorare, ignoralo.
Quella persona non sta parlando di te, ma di se stessa. (Se vuoi leggere di più a riguardo ti consiglio il libro I 4 Accordi [ITA] [ENG] [Riassunto]).
4. Quote da tenere a mente
La mia quote preferita sui feedback, che veniva spesso ripetuta dal mio collega di Bruxelles Diogo:
“Feedback, is the breakfast of champions.”
- Diogo Carriço